Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

■概要

Microsoft Teamsでの日報や週報などの報告業務において、投稿された内容をコピーし、手作業で書類を作成してBoxに格納するといった作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をきっかけに、AIがテキスト内容を解析してGoogleドキュメントでPDFを自動作成し、Boxの指定フォルダに格納までを自動化することで、こうした定型業務の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで行われる報告業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による書類作成やファイル管理に時間を費やしてしまっている方
• 報告書のフォーマットを統一し、管理を簡素化したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの投稿だけでPDFの作成からBoxへの格納までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャネルへの投稿を検知するように設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsの投稿から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとにPDFファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsの投稿から抽出したい項目（例：報告者、日付、件名など）を任意で設定できます。
• Googleドキュメントで書類を発行する際は、元となるテンプレートのファイルIDや、格納先のGoogle DriveフォルダIDを指定してください。
• Boxにファイルを格納する際は、任意のファイル名や格納先のフォルダを表すコンテンツIDを設定できます。

■注意事項

• Microsoft TeamsとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。