Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しGmailで送信する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、請求書を作成してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。手作業によるデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談情報が登録されると、Google スプレッドシートを元に請求書が自動で発行され、Gmailでの送付まで完結できます。一連の請求業務を自動化し、よりコアな業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの情報を基に、手作業で請求書作成やメール送付を行っている営業や経理担当者の方
• 請求書発行業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務フローを標準化したいと考えている方
• 反復的な請求業務を自動化することで、営業活動など本来注力すべきコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceに商談が登録されると請求書発行からメール送信までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業がなくなるため、請求金額の入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定し、フローボットが起動するきっかけを作ります
3. 続いて、Salesforceの「レコードを取得する」を設定し、商談に関する詳細な情報を取得します
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を基に請求書を発行します
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」を設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで請求書を発行する際に、使用するテンプレートのスプレッドシートや、発行条件などを任意で設定することが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文にSalesforceから取得した取引先名や金額などを変数として挿入し、内容を動的に変更することも可能です。

■注意事項

• ‍‍Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートで書類が発行される際に、Google Driveへ自動格納されます。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。