■概要
取引先からGmailに送られてくる請求書など、複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、Boxに保存する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、添付されたPDFファイルを自動で結合し、Boxの指定フォルダへ格納します。これにより、手作業による時間や手間を省き、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFを手作業で結合し、Boxに格納している方
- 請求書や契約書といった複数のPDFを扱う業務の効率化を目指している方
- 手作業によるファイルの格納漏れや、結合ミスなどのエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からPDFの結合、Boxへの格納までの一連の作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの選択ミスや格納忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、PDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 続いて、オペレーションのデータ変換機能で、メールに添付された複数のPDFファイルを一つに結合するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意に設定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時など、動的な情報を含めて設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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