■概要
Salesforceで商談が成立した後の契約書発行や、関係者への共有を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、送信ミスや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Salesforceへの商談登録をトリガーに、その情報を基にして契約書を自動で発行し、Discordへ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、契約に関連する業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの契約書発行業務に手間を感じている営業担当者や事務担当の方
- 契約書の作成から社内共有までを、よりスムーズに行いたいと考えているチームリーダーの方
- Discordを活用して、契約関連の通知を迅速にチームで共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの登録後、契約書の作成からDiscordへの送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとDiscord、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した契約書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordでファイルを送信するアクションで、通知先のチャンネルは任意に設定してください。
- 通知メッセージの本文には、Salesforceから取得した会社名や商談名などの情報を変数として埋め込むことで、より具体的な通知内容にカスタムが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google ドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
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