Sansanで名刺情報が登録されたら、契約書を発行しGoogle Driveに格納する

■概要

Sansanに登録された名刺情報を契約書類に転記したりドライブに格納する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、Google ドキュメントで契約書を発行し、指定したGoogle Driveフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanの名刺情報を元にした契約書作成に、手間や時間をかけている営業担当者の方
• 手作業による情報転記での入力ミスや、契約書の管理業務を効率化したい法務担当者の方
• SansanとGoogle Driveを活用した定型業務の自動化を検討しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanへの名刺登録から契約書発行、格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 名刺情報の転記作業がなくなることで、会社名や担当者名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Sansanから取得した情報を元に契約書を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントでの契約書発行では、使用する書類の雛形を設定してください。
• 雛形ドキュメント内の会社名や氏名といった変数部分に、Sansanのトリガーで取得したどの情報を割り当てるかを自由に設定できます。
• 発行する契約書のファイル名や、格納先のGoogle Driveフォルダも指定することが可能です。

■注意事項

• Sansan、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。