OneDriveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Gmailでメールを送信する

■概要

会議やインタビューの音声データをOneDriveに保存した後、手作業で文字起こしを行い、メールで共有する作業に時間を取られていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、情報共有のスピードにも影響します。このワークフローを活用すれば、OneDriveへの音声ファイルアップロードをきっかけに、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をGmailで即座に送信でき、手作業による手間とタイムラグを解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで音声データを管理し、文字起こし業務に時間を費やしている方
• 会議の議事録作成やインタビュー内容の共有を効率化したいと考えている方
• 手作業による文字起こしやメールでの共有におけるミスを防ぎたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへの音声ファイル保存から文字起こし、メール共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
• 自動で処理が実行されるため、文字起こし内容の転記ミスや、メール送信時のファイル添付漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイル形式など）で処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを文字起こしします。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象となるドライブID、フォルダ名、フォルダIDを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式などの取得した値をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• OneDriveでファイルをダウンロードするアクションでは、対象ファイルが格納されているドライブIDと、ファイルのアイテムIDを指定します。
• AI機能で音声データを文字起こしするアクションでは、対象ファイルの添付方法や、文字起こし対象の言語を指定できます。
• Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、文字起こししたテキストなどのアウトプットを本文に差し込めます。

■注意事項

• OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。