■概要
Google Driveに保存したスクリーンショットの内容を都度確認し、手作業で関係者に共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか？特に画像内のテキスト情報を扱う際には、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveにスクリーンショットがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを読み取り、その内容をGmailでスピーディーに通知するためこうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した画像の内容確認と共有を手作業で行っている方
- 画像内のテキストを手入力で転記しており、入力ミスや手間を削減したい担当者の方
- 特定の情報を迅速に関係者へ通知する仕組みを構築し、業務スピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードからGmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによるテキストの自動抽出と通知により、手作業での転記ミスや情報共有の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像ファイルのテキストを読み取ります。
- Gmailの「メールを送る」を設定し、本文にOCR機能で読み取ったテキスト情報を含めて通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点とする監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像ファイルの中から特定の項目のみを抽出するなど、読み取りたい範囲を自由に設定できます。
- Gmailで送信するメールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容は任意でカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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