BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Outlookに通知する

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■概要

海外との取引で受け取る外国語のPDF書類の確認に、手間や時間を要していませんか。
手作業でテキストをコピーし、翻訳ツールと行き来する作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローでは、BoxへのPDFファイルアップロードを起点に、OCRによるテキストの抽出とAIによる翻訳を行い、Outlookでの通知までを自動化できます。
自動化を活用し、翻訳を伴うファイル管理の課題を解消しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxに保存された海外の請求書や資料の内容確認に時間を要している方
PDFからのテキスト抽出や翻訳を手作業で行い、非効率だと感じている方
Outlookを使い、翻訳結果の共有をより迅速かつ正確に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出から翻訳、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業によるテキストのコピーミスや翻訳漏れ、通知の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、翻訳結果を含んだメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能のアクション設定では、PDFファイルから読み取る項目を任意で指定することが可能です。
AI機能による翻訳では、翻訳先の言語（英語、日本語など）を任意で設定できます。
Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズできます。
また、フロー内で取得した翻訳結果などの情報を本文に差し込んで通知することが可能です。

■注意事項

Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。