Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Perplexityで翻訳してOutlookで通知する

■概要

海外の取引先や顧客とのやり取りで、外国語のメール対応に時間や手間がかかっていませんか。翻訳ツールへのコピー＆ペーストや、翻訳内容をチームに共有する作業は、定型業務でありながらも負荷の高い業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、Perplexityでの自動翻訳からOutlookでの通知までをシームレスに実行し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外からの問い合わせメールの翻訳や共有に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
• Gmailで受信した海外の最新情報を翻訳し、チームに共有している情報収集担当者の方
• 外国語のメール対応を効率化し、迅速な情報共有を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール内容のコピー＆ペーストや翻訳、通知作成といった一連の手作業が自動化され、対応に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による翻訳ミスや転記漏れ、関係者への情報共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Perplexity、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、翻訳対象としたいメールのラベルを指定します。
3. 次に、Perplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール本文を翻訳するようプロンプトを組みます。
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、Perplexityが生成した翻訳結果を指定の宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Perplexityの「テキストを生成」では、翻訳の指示（プロンプト）や生成する文章の条件、文字数などを任意の内容に設定できます。
• Outlookの「メールを送る」では、通知先のメールアドレス（To,CC,BCC）や件名、本文に含める情報などを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Perplexity、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。