Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームで受け付けたアンケートの自由回答や、お問い合わせ内容の確認に手間取っていませんか？長文のテキストを一つひとつ読むのに時間がかかり、迅速な対応が難しいと感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるとAIが自動で内容を要約し、指定のGmailアドレスに通知します。これにより、内容の把握が効率化され、重要な情報を素早く確認できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けるお問い合わせやアンケートの管理を担当している方
• フォームから送信される長文のテキストを手動で確認し、非効率を感じている方
• AIを活用して情報収集や内容把握のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに届いた回答をAIが自動で要約するため、長文を読む手間が省け、内容を素早く把握するための時間を短縮できます。
• 要約された内容がGmailに自動で通知されることで、重要なお問い合わせなどの見落としを防ぎ、対応の迅速化と均一化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、Googleフォームから取得した回答のテキストを要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、要約されたテキストを含んだメールを指定のアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象としたいフォームのIDや、新しい回答をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
• AIの要約オペレーションでは、要約したいテキスト（フォームの回答項目）、出力する文字数、要約の形式に関する条件、言語などを自由に設定できます。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は任意で設定可能です。前のオペレーションでAIが生成した要約結果などを活用し、通知内容を組み立ててください。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。