■概要
フォームの回答情報を基に請求書を作成し、手作業でファイルストレージに格納する業務は、手間がかかるうえに転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Yoomフォームで受け付けた回答内容から自動で請求書PDFを生成し、指定したBoxフォルダに格納するまでを自動化できます。
これにより、請求書発行に関する一連の作業を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容を基に、手作業で請求書を発行している経理や営業担当の方
- 請求書の発行からBoxへの格納までを自動化し、業務の効率化を目指している方
- 手作業によるデータの転記ミスや、請求書の発行漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から請求書PDFの生成、Boxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、請求書発行に必要な項目（顧客名、金額、支払期限など）を設定したフォームを作成します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させる雛形を指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された請求書PDFを格納したいフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する項目（請求日、支払期限、顧客名など）は、実際の業務に合わせて任意の内容で設定できます。
- Google スプレッドシートで請求書を発行する際、自社で利用しているフォーマットを雛形として任意に設定でき、この雛形の変数部分にフォームで取得した値を埋め込みます。
- Boxへファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
.avif)
