Jotformの回答内容をもとにMicrosoft ExcelとOutlookにタスクを追加する

■概要

Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記し、さらにOutlookで担当者へのタスクを作成していませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。こちらのワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とOutlookでのタスク作成が自動で完了し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで集めた回答をMicrosoft Excelに手入力しており、作業を効率化したい方
• Jotformの回答内容をもとに、Outlookでタスクを作成・管理しているチームの方
• フォーム回答後のデータ転記や、タスク作成における入力ミスや対応漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答からMicrosoft Excelへの転記、Outlookでのタスク作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記やタスク登録作業をなくすことで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの詳細な回答内容を取得します。
4. オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答内容を任意のファイルに追加します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、担当者へのタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。また、取得する回答項目も自由に選択可能です。
• Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、データを追加するファイルやシート、列を任意で設定してください。
• Outlookでタスクを作成するアクションでは、件名や本文の内容、担当者などをJotformで取得した情報をもとに任意で設定できます。

■注意事項

• Jotform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。