Googleフォームで送信された論文ファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGmailで通知する

■概要

研究機関や教育現場などで、Googleフォームを使って論文ファイルを受け付けているものの、その後の内容確認や要約作成に多くの時間を要していませんか？
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成してGmailで通知を行います。
確認作業が効率化し、重要な情報へ素早くアクセスできるようになるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで論文やレポートを収集し、内容の確認に手間を感じている方
• 提出された多数のファイルから、AIを活用して効率的に要点を把握したいと考えている方
• OCRやAIを組み合わせた業務自動化で、情報収集のプロセスを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの送信後、ファイルの内容確認から要約作成、通知までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業でのコピペや転記が不要になることで、要約作成時の情報の抜け漏れや、通知内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約を含む通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogleフォームは、連携するアカウント内のフォームから任意のものをIDで指定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや、テキストを抽出するページの範囲などを任意で設定することが可能です。
• AI機能での要約では、「100字程度で要約して」や「箇条書きで出力して」など、目的に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズできます。
• Gmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を任意の内容に変更でき、AIが生成した要約などの情報を本文に埋め込んで送信できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。