■概要

Googleフォームで論文やレポートを受け付けた後、ファイルを開いて内容を確認し、要約してリスト化する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えるほど担当者の負担が大きくなり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された論文ファイルの文字情報をOCRで読み取り、AIで要約してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで論文やレポートなどのファイル提出を受け付けている担当者の方
• 受け取ったファイルの内容確認や要約、リストへの転記作業に時間を要している方
• 手作業による転記ミスや、要約の属人化といった課題を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からファイル取得、OCR、AI要約、スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、AIによる要約で業務品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームから送信された論文ファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 続いて、AI機能の「要約する」を設定し、抽出したテキストを指定の条件で要約します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、AIが要約したテキストなどをシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象となるフォームのIDや、フローを起動するチェック間隔を任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップで取得したファイルのIDをアウトプット情報から選択して指定します。
• OCR機能では、読み取りに使用するAIモデルや対象言語などをファイルの特性に合わせて設定することが可能です。
• AIによる要約機能では、要約後の文字数や「箇条書きで」といった要約の条件、言語などを自由に設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、出力先のスプレッドシートIDやシート名、書き込みたい情報の値を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。