■概要
Google スプレッドシートのリストとGoogle Driveのファイルを紐付けて管理する際、ファイル名を一つひとつ手作業で更新していませんか？ このような手作業での更新は、多くの時間を要するだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、関連するGoogle Driveのファイル名が自動で更新されるため、ファイル管理における手間とミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveでファイル管理を行い、手作業での名称変更に手間を感じている方
- スプレッドシートの情報とファイル名の同期を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えているチームの方
- Google Workspaceを活用した定型業務の自動化によって、作業の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると、自動でGoogle Driveのファイル名が変更されるため、これまで手作業で行っていた更新作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報でファイルを管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「特定の行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の列に更新があった場合にのみ後続の処理が実行されるように条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに変更後のファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、どの列が更新された時にフローを起動させるかなど、対象のデータ項目を任意で指定することが可能です。
- Google Driveのファイル名変更アクションでは、Google スプレッドシートから取得した更新情報（顧客名や案件番号など）を組み合わせて、任意のフォーマットでファイル名を変更できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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