■概要
Gmailで特定のメールを確認し、都度OneDriveのフォルダ名を手動で更新する作業は、手間がかかり更新漏れや入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーに、メール本文からAIが自動で情報を抽出してOneDriveのフォルダ名を更新するため、こうした課題を解消し、ファイル管理の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとOneDriveを連携させ、案件ごとのフォルダ管理を効率化したいと考えている方
- 手動でのフォルダ名変更作業に時間がかかり、入力ミスなどの課題を感じている方
- メールでの通知を起点に、ファイル管理業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにフォルダ名が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダ名の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理業務の正確性と一貫性を向上させます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 3.続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からフォルダ名に必要な情報を抽出します。
- 4.次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」を設定し、名前を変更したい対象のフォルダを検索します。
- 5.最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイル名を変更する」を設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」際に使用するAIの種類や文字数は任意で選択が可能です。
- OneDriveの「フォルダやファイル名を変更する」アクションで設定する新しいフォルダ名は、自由にカスタマイズが可能です。前段のAI機能で抽出した取引先名などの動的な情報（変数）と、「【対応済み】」といった固定のテキストを組み合わせることで、命名規則を統一したフォルダ名へ自動で更新できます。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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