定期的にSansanで名刺情報の一覧を取得し、営業リストを作成してOutlookに通知する

■概要

Sansanから定期的に名刺情報を抽出し、営業リストを作成して関係者に共有する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にSansanから名刺情報を取得し、AIが営業リストを生成、その内容をOutlookで関係者に通知するまでの一連のプロセスを自動化でき、手作業による負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanのデータを活用した営業リスト作成を手作業で行っている営業担当者の方
• 営業活動の効率化や、データの利活用を促進したいと考えているマネージャーの方
• 手作業による情報共有の遅れや、リスト作成のミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで情報取得からリスト作成、通知までを自動化するため、定型業務に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、実行したい日時を指定します。
3. 続いて、Sansanを選択し、「名刺情報の一覧を取得」アクションを設定します。
4. 次に、取得した名刺情報をもとに、AI機能の「テキストを生成する」アクションで通知用の営業リストを作成します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したリストを本文に含めて関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、毎週月曜の朝9時といった定期的な実行や、任意の日時を指定するなど、柔軟に設定が可能です。
• AIでテキストを生成するアクションでは、リストのフォーマットや含める項目などを指示するプロンプトを任意の内容にカスタムできます。
• Outlookでの通知では、送信先アドレスの指定や、本文にSansanから取得した情報を変数として埋め込むなどの設定が可能です。

■注意事項

• ‍‍Sansan、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。