Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、CSVファイルに変換しGmailで送信する
Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、CSVファイルに変換しGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelファイルを、手動でCSVに変換しGmailで送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的なファイル共有業務は、地味な作業でありながらも時間と注意力を要します。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のMicrosoft Excelファイルがアップロードされると、自動でCSVファイルへ変換しGmailで関係者へ送信する一連のプロセスを自動化でき、ファイル変換や共有の手間を省きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のMicrosoft Excelファイルを定期的にCSVへ変換し共有している方
- 手作業によるファイル変換とGmailでの送信に、時間や手間がかかっていると感じる方
- ファイル共有時の送信ミスや形式変換のミスをなくし、業務を正確に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、ファイル変換からGmailでの送信までを自動化するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの変換ミスや、メールの宛先間違い・添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のキーワードを含むファイルが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- 続けて、同じくGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、CSV形式を指定してファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルを添付して送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダIDや、ファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、メール本文に固定のテキストを入れたり、前段の操作で取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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