■概要
Outlookで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮しOneDriveへ格納する作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付画像の圧縮からOneDriveへの格納までを自動化でき、ファイル管理の手間を軽減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとOneDriveを用いており、画像ファイルの管理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの圧縮や保存にかかる時間を削減し、業務を効率化したい方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業で起こりうるファイルの保存忘れや誤った場所への格納といった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件に合致するメールのみを対象とすることも可能です。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン画像圧縮ツールなどを操作して、ダウンロードしたファイルを圧縮します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用する画像圧縮サイトの指定や、ファイルのアップロードから圧縮、ダウンロードまでの一連の操作を任意に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダを指定したり、ファイル名に受信日時や送信者名などの動的な情報を含めたりといった設定が可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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