指定した日付になったらGoogle スプレッドシートのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する

■概要

毎月や四半期ごとなど、定期的に発生する契約更新の手続きに手間がかかっていませんか。Google スプレッドシートのリストを確認しながら、一件ずつDocuSignで契約書を作成・送信するのは、時間もかかりミスも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、指定した日付に自動でGoogle スプレッドシートから対象リストを取得し、DocuSignで契約書を一括送信できるため、こうした課題を解消し契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignとGoogle スプレッドシートを使い、定期的な契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 手作業による契約書の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• 毎月の契約更新など、定型的な書類送付作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日に自動で契約書が送信されるため、これまで手作業で行っていたリストの確認や送信作業にかかる時間を短縮することができます。
• スプレッドシートの情報を基に自動処理するため、手作業による宛先や内容の間違い、送信漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、契約書を送付したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで契約者リストが記載されたシートを指定します。
4. 次に、コマンドオペレーションの「繰り返す」を設定し、取得したレコードの件数分、後続の処理を反復するよう設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中にDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、契約書を送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで使用している「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能であり、フリープラン・ミニプランではエラーとなるためご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルで試すことが可能です。無料トライアル中は、本テンプレートのような繰り返し処理を含むワークフローもご利用いただけます。