Googleフォームに回答が送信されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
Googleフォームに回答が送信されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートの回答者や、Google スプレッドシートで管理しているリストに対して、一件ずつメールを送るのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業でのメール一括送信は、宛先の設定ミスや送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定したリストのメンバー全員にOutlookで自動でメールを一括送信するため、こうした連絡業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでイベント申し込みなどを管理し、参加者への連絡を手動で行っている方
- Google スプレッドシートで管理するリスト宛に、Outlookで定期的にメールを一括送信している方
- 手作業によるメール送信での宛先間違いや、連絡漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点として、リストメンバーへのメール送信が自動化されるため、手作業での送信業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 宛先の設定などを自動で処理するため、コピー＆ペーストによる入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションを設定して、送信先リストの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先に対してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、送信先リストが保存されている任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。
- Outlookのオペレーションでは、宛先、件名、本文を任意の内容で設定してください。本文には、Google スプレッドシートから取得した氏名などを差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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