Googleフォームに回答が送信されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報をもとに、Outlookで一斉に案内メールを送る際、手作業でのリスト作成やメール送信に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、指定したリストのメンバーへOutlookから自動でメールを一括送信でき、手作業による連絡の遅延や送信ミスといった課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでイベント参加者や問い合わせなどを管理している方
• フォーム回答者にOutlookを使って手動で一括メールを送信している方
• 連絡業務の抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• これまで手作業で行っていたメールリストの作成や一括送信の作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます。
• 手作業によるメールアドレスのコピー＆ペーストミスや、宛先の設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでメールを送りたい宛先のリスト情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したリストの宛先へ、フォームの回答内容などを盛り込んだメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、自動化の起点としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、メール送信先のリストが格納されているファイルやシート、取得したいレコードの条件などを任意で設定します。
• Outlookのメール送信アクションで、宛先やCC、件名、本文の内容を自由に設定でき、フォームの回答内容を変数として本文に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。