Googleフォームの回答をもとにGoogle スプレッドシートのデータを更新し、SendGridで通知する

■概要

お問い合わせフォームやアンケートなどでGoogleフォームを活用する場面は多いですが、回答があるたびに手作業でGoogle スプレッドシートを更新し、関係者に通知するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、Googleフォームへの回答をトリガーにGoogle スプレッドシートの該当レコードを自動で更新し、SendGridから関係者へメール通知します。定型的ながら重要な連絡業務を自動化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで問い合わせや申し込みを管理している方
• フォーム回答後のデータ更新や関係者への通知を手作業で行い、非効率を感じている方
• データ入力のミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からスプレッドシートの更新、メール通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、SendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSendGridを選択し、「メールを送信する」アクションを設定し、関係者への通知を自動化します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを更新したいページを選択できます。また、各項目には固定値を入力したり、Googleフォームの回答内容を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
• SendGridでのメール通知アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。件名や本文にも固定値のほか、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むことで、内容を動的に変更できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、SendGridそれぞれをYoomと連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。