フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する

■概要

フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
• 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
• 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
• Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。

■注意事項

• Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765