Googleフォームの情報をもとにPDFを生成してSlackに通知する

■概要

Googleフォームで集めた情報を、手作業で書類にまとめてSlackで共有する、といった定型業務に時間を取られていませんか。また、手作業による転記ミスや通知漏れは、業務の信頼性にも関わる課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、Microsoft Excelを雛形としたPDF書類の自動生成、そしてSlackへの自動通知までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を手作業で書類化し、Slackで共有している方
• 手作業による情報転記や通知漏れで、業務効率の低下を感じている方
• 定型的な書類作成とSlackへの通知業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基にしたPDF作成とSlack通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化を開始するフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、Microsoft Excelのファイルをテンプレートとして使用し、フォームの回答内容を反映させたPDF書類を生成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定したチャンネルやメンバーに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォームを任意で選択することが可能です。
• 書類を発行するオペレーションでは、PDF作成の元となるMicrosoft Excelのテンプレートファイルを任意で指定でき、Googleフォームで取得した回答内容などをテンプレート内の特定箇所に動的に挿入する設定が可能です。
• Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるだけでなく、通知メッセージの本文も固定テキストと、フォームの回答内容などの動的な情報を組み合わせてカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765