Googleフォームで受け取ったデータをMicrosoft Excelの集計用シートに追加してメールで通知する
Googleフォームで受け取ったデータをMicrosoft Excelの集計用シートに追加してメールで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせの回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動でMicrosoft Excelの指定したシートにデータを追加し、関係者へのメール通知までを完結できるため、こうした集計や共有に伴う定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelで、問い合わせやアンケートの管理をしている方
- フォームの回答内容を手作業で転記し、メールで共有しているバックオフィス担当者の方
- データ集計や共有に関わる作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答は自動でMicrosoft Excelに追記されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールでの関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容が指定のシートに追加されるようにします。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、フォームに回答があった旨を関係者にメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、データを追加するファイルやシートを任意で指定し、フォームのどの回答をどの列に記載するかも設定してください。
- メールを送るアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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