■概要
Googleフォームで収集したデータを手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ自動追加と関係者へのメール通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelでデータ集計を行い、手作業での転記に手間を感じている方
- フォーム回答後の迅速な情報共有と、入力ミス防止を両立させたいと考えている担当者の方
- 定型的なデータ入力と通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答内容が自動でMicrosoft Excelへ追加されるため、手作業による転記時間を短縮できます。
- データの自動連携により、手作業で発生しがちな入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答データを指定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでメール送信機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定し、指定のアドレスに必要な情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルやシート、各列に対応するフォームの回答項目を指定します。固定値を入力したり、前段で取得したデータを動的な値としてヘッダと結び付けることも可能です。
- メール送信機能の「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、本文にはフォームの回答内容など、前段のオペレーションで取得したデータを動的に埋め込めます。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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