Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた際、その内容を確認して手動でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて内容をコピー＆ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイル付きの回答が送信されると、OCR機能がファイル内の文字を自動で認識し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルの内容を手入力で転記している方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化する作業を効率化したい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理において、手入力によるミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、ファイル内の文字認識からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションで、データを出力したい任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Google スプレッドシート
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Googleフォーム
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
行が追加されたら
行が更新されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得
特定の回答情報を取得
回答の一覧を取得（回答期間を指定）
フォームの質問を取得
フォームのタイトルや説明を更新する
フォームの設問タイトルや説明を更新する
新しいフォームを作成
フォームの公開設定を更新
フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
セルに値を入力
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
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