Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書などのファイル、その内容確認やデータ入力は手間がかかり、転記ミスも起こりがちではないでしょうか。特に大量のファイルを手作業で処理するのは大きな負担です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーに、ファイル内の文字情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加できます。これにより、データ入力の効率化と正確性の向上が期待でき、手作業による課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイル収集し、Google スプレッドシートで管理している業務担当者の方
• 手作業でのファイルからの文字起こしやデータ入力に多くの時間を費やしている方
• データ入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームにファイルが送信されると、AIが自動で文字を認識しGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記時の入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい回答があり、ファイルが添付されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるファイルを指定してダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答から取得されるファイルIDを正しく指定してください。
• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のファイル（前のステップでダウンロードしたファイル）を指定し、抽出したい情報の範囲や項目などを業務に合わせて調整してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シート名、そして抽出したどの情報をどの列に追加するかを、実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924