Zoomで特定のミーティングが終了したらSalesforceで録画ファイルのダウンロードURLを含めた商談レコードを作成する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画ファイルのURLをSalesforceの商談レコードに手動で紐付ける作業は、時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
特に重要な商談記録となると、その手間やプレッシャーはさらに大きなものとなります。
このワークフローを活用すれば、特定のZoomミーティングが終了した際に、録画ファイルのダウンロードURLを含めた商談レコードをSalesforceへ自動で作成するため、正確な情報を維持したまま業務を進められるようになるはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンライン商談が多く、Salesforceへの情報登録に時間を要している方
• ミーティングの録画情報をSalesforceで一元管理し、営業活動の質を高めたい方
• 手作業による情報登録のミスを減らし、より正確な顧客管理を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、Salesforceへの商談レコード作成と録画URLの記録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 録画URLのコピー＆ペーストといった手作業がなくなることで、入力ミスや記録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定し、特定のミーティングを指定します。
3. 次に、分岐機能を選択し、特定の条件に基づいて後続処理を行うよう設定します。
4. 条件に合致した場合、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
5. 最後に、Salesforceの「商談オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、取得した録画ファイルのダウンロードURLなどの情報を含めて新しい商談レコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加することが可能です。
• 前ステップで取得したミーティングIDや録画URLなどの値を変数として、動的に埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  • 詳細はこちらをご参照ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。