Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、LINE WORKSに通知する

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■概要

Googleフォームで受け付けたお問い合わせや注文情報を、手作業でfreee請求書に入力し見積書を作成、さらにLINE WORKSで関係者に通知するといった一連の作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにfreee請求書での見積書作成からLINE WORKSへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームの回答をfreee請求書へ手入力している営業や事務担当者の方
見積書作成後の社内共有をLINE WORKSで手動通知しているチームの方
見積もり発行業務の効率化とヒューマンエラー削減を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの回答後、見積書作成とLINE WORKS通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、freee請求書、LINE WORKSをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定し、フォームの回答内容などをもとに取引先を検索します。
次に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションを設定し、検索した取引先情報やフォームの回答内容をもとに見積書を作成します。
最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、作成された見積書の情報を指定したトークルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

freee請求書で見積書を作成するアクションでは、フォームの回答内容を動的な値として見積書項目にマッピングするだけでなく、固定のテキストや数値を設定することも可能です。
LINE WORKSでトークルームにメッセージを送信するアクションでは、通知先のトークルームIDを指定する他、メッセージ内容にフォームの回答内容や作成された見積書の情報を動的に含めたり、固定のメッセージを追加したりすることができます。

■注意事項