Zendeskでチケットが作成されたら、AIで顧客対応の文章を生成してメールを送信する

■概要

Zendeskでの顧客対応、特に新しいチケットが作成された際の迅速な一次対応は重要ですが、都度メールを作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、対応内容の標準化も課題となることがあります。このワークフローを活用すれば、Zendeskでチケットが作成されると、AIが顧客対応の文章を自動生成し、メールで送信するため、これらの課題を解消し、顧客対応業務の効率化が図れます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskを利用し、顧客対応の初動をより迅速かつ効率的にしたいと考えている方
• AIを活用して定型的なメール作成業務を自動化し、作業負荷を軽減したい方
• 手作業によるメール送信での対応漏れや、内容のばらつきを防ぎたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskに新しいチケットが作成されると、AIによる文章生成からメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を減らすことができます。
• 人の手を介さずに対応メールが自動生成・送信されるため、内容の標準化が進み、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zendeskのチケット情報に基づいて顧客対応の文章を生成します。
4. 続けて、オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたテキストやチケット情報からメールに必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションで、メール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章と抽出したデータを用いて顧客へメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような顧客対応の文章を作成するか、具体的な指示（プロンプト）を任意で設定できます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、生成されたテキストや元のチケット情報から、具体的にどのようなデータを抽出するかを任意で設定できます。
• メール送信機能の「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスの他、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、前段のAI機能で生成・抽出した情報を動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• ZendeskとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。