Googleフォームの回答内容を元にFAQをAIで生成し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームへの投稿内容からFAQを作成し、それをGoogle スプレッドシートで管理する作業は、手間がかかるものです。特に、一つ一つの回答をFAQ形式にまとめ、さらに転記する作業は時間も労力も要します。このワークフローを活用すれば、Googleフォームの回答送信をトリガーに、AIがFAQを自動生成し、Google スプレッドシートへ追加するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でFAQを作成している担当者の方
• AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
• Google スプレッドシートでの情報管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答からFAQ生成、Google スプレッドシートへの追加までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容からFAQの「質問文」を要約するよう設定します。
4. さらに、オペレーションで再度AI機能を設定し、フォームの回答内容から「回答文」を要約するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した回答情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。