Zoho Formsの回答内容を元にFAQをAIで生成し、Gmailで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zoho Forms

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

FAQを作成する作業に手間を感じていませんか。手作業でのFAQ作成には時間がかかり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの回答をトリガーにAIがFAQを自動生成し、Gmailで指定した宛先に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoho Formsに投稿した情報を元に、FAQを自動で作成したい方
FAQ作成や関係者への通知業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
AIを活用して、顧客からの問い合わせ対応の質と速度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Zoho Formsへの回答内容からFAQ生成、Gmailでの通知までを自動化するため、手作業にかかっていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
手作業によるFAQ内容の誤記や、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Zoho FormsとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、Zoho Formsで取得した情報からFAQの質問部分を要約するように設定します。
さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを再度設定し、同様にZoho Formsの情報を元にFAQの回答部分を要約するように設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたFAQを指定した宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Zoho Formsのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたいフォームを任意で指定してください。
各AI機能の「要約する」アクションでは、Zoho Formsの回答データの中からFAQの質問や回答として参照する項目や、要約の仕方（例：箇条書きにする、簡潔にまとめるなど）を任意で設定できます。
Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名や本文を自由に設定可能です。本文には、AI機能で生成したFAQの内容を変数として組み込むことができます。

■注意事項

Zoho Forms、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Zoho Forms

YoomではZoho FormsのAPIとノーコードで連携し、Zoho Formsで送信された情報を他サービスへ自動で連携することが可能です。例えば、Zoho Formsで送信された情報をエクセルやGoogleスプレッドシートなどへ連携したり、SlackやTeamsなどのチャットツールへ通知を行うことができます。