■概要
Googleフォームでセミナーの申し込みやお問い合わせを受け付けた後、Outlookから手動で個別に案内メールを送る作業は、時間がかかる上に、送信漏れや誤送信のリスクも伴うのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信できるため、こうした情報伝達の課題をスムーズに解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した顧客情報へ、Outlookを使い手動で案内を送っているご担当者の方。
- セミナーやイベント後のフォローアップメール送信を効率化したいマーケティングチームの方。
- 手作業による情報伝達の遅延や、連絡漏れといったミスを減らしたいと考えている方。
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答があると、Outlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信にかかる時間を減らすことができます。
- 手動でのメール送信作業がなくなることで、宛先の設定ミスや本文の入力間違い、送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomのマイアプリへ登録し、Yoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるGoogleフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。Googleフォームから取得したメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先、件名、本文を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォームIDを任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先（通常はGoogleフォームの回答から取得したメールアドレスを設定します）、件名、そして本文の内容を、送信したい情報に合わせて任意で設定してください。本文には、フォームの回答内容を差し込んでパーソナライズすることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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