Boxにコールセンターの音声ファイルがアップロードされたらAIで文字起こしと解析を行い、Gmailで通知する

■概要

コールセンターに日々蓄積される音声ファイルは、サービス改善や品質向上のための貴重な情報源です。
しかし、その内容確認や文字起こし、関係者への共有といった作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に手作業での対応は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされると、AIが自動で文字起こしと内容の解析を行います。
さらに、その結果をGmailで指定した宛先に通知するため、迅速な情報共有と業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コールセンターの応対記録を効率的に管理し、活用したいと考えている方
• Boxに保存された音声データの文字起こしと内容把握、通知を手作業で行っている方
• 顧客対応の迅速化と情報共有の精度向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへの音声ファイルアップロードから文字起こし、内容解析、Gmailでの通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による聞き逃しや確認漏れ、通知内容の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーとしてBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、監視対象とするフォルダを指定します。
3. 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したアップロードされた音声ファイルを取得します。
4. 次に、Yoomの「音声データを文字起こしする」アクションを選択し、ダウンロードした音声ファイルをテキストデータに変換します。
5. さらに、AI機能である「テキストを生成する」アクションを選択し、文字起こしされたテキストデータの内容をAIが解析、または要約するよう設定します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによる解析結果などを記載したメールを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成する」では、プロンプトに前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことで、より動的な指示をAIに与えることができます。
• Gmailで通知メールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文に、前段のオペレーションで取得したファイル名、文字起こしされた内容、AIによる解析結果といった動的な情報を変数として組み込むことができます。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。