Zoho Formsから送信されたURLをスクレイピングし、ニュースの情報をGmailで通知する

■概要

Zoho Formsで受け取ったURLから情報を収集し、関係者にメールで通知する作業は、タイムリーな情報共有に不可欠ですが、手作業では手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、RPA機能が指定されたURLの情報を自動で取得し、Gmail経由で通知までを自動化できるため、情報収集と共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受信したURLの情報を定期的に確認し、手作業での転記や通知に課題を感じている方
• Webサイトからの情報収集と、その内容をGmailで迅速にチームへ共有する業務を担当している方
• 手作業による情報伝達の遅延やミスを減らし、業務の正確性とスピードを向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへのデータ送信後、RPA機能による情報取得とGmailでの通知が自動で行われるため、これまで手作業で行っていた情報収集やメール作成の時間を短縮できます。
• 手動での情報確認やメール送信作業がなくなることで、情報の見落としや誤送信といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でZoho FormsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。この設定により、指定したフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定します。ここで、Zoho Formsから受け取ったURLのWebページを開き、必要な情報を取得するためのブラウザ操作を記録・設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定します。RPA機能で取得した情報を本文に含め、指定した宛先にメールを自動送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、Zoho Formsから渡されたURLのWebサイト構造に合わせて、情報を取得するための具体的なクリック操作やテキスト抽出の対象箇所などを、ユーザーの目的に応じて詳細に設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）、メールの件名、そして本文の内容を、共有したい情報や通知の目的に合わせて任意で設定してください。取得した情報をどのように本文に挿入するかもカスタマイズ可能です。

■注意事項

• Zoho Forms、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。