■概要

Zoho Formsから送信された情報をもとに、特定のURLから企業情報を手作業で収集し、関係者にGmailで通知する業務は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、送信されたURLを自動でスクレイピングし、取得した企業情報をGmailで指定した宛先に通知するプロセスを自動化でき、こうした情報収集と共有に関わる課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで得たURL情報を基に、手作業で企業情報を調べている方
• Webサイトからの情報収集とGmailでの通知作業に多くの時間を費やしている方
• フォーム経由のリード情報を、より迅速かつ正確に関係部署へ共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsから送信されたURLを自動でスクレイピングしGmailで通知するため、これまで手作業で行っていた情報収集や入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるURLの確認漏れや企業情報の転記ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームで送信された情報（URLなど）を取得できるようにします。
3. 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得したURLのWebページを開き、必要な企業情報を自動で抽出（スクレイピング）するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した企業情報を含んだメールを指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、スクレイピング対象とするWebサイトの構造に応じて、情報を取得するための具体的なブラウザ操作（例：特定の要素をクリックするなど）をユーザー自身で追加・設定してください。
• Gmailで「メールを送る」アクションでは、通知を受け取るメールアドレス（To, Cc, Bcc）、メールの件名、そして本文に記載する企業情報の内容やフォーマットなどを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Zoho Forms、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。