■概要
Zoho Formsで収集したURLの情報を一つひとつ確認し、手作業で要約してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をトリガーに、指定されたURLの情報をRPA機能で自動的に取得し、AI機能が要約、その結果をGoogle スプレッドシートへスムーズに追加でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで収集したURL先の情報を手作業で確認し、転記している担当者の方
- Webサイトからの情報収集、AIによる要約、Google スプレッドシートへの記録を効率化したい方
- 定型的な情報収集業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsにフォームが送信されると、URLのスクレイピングからAIによる要約、Google スプレッドシートへの追加までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報取得の漏れや転記ミス、要約の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、Zoho Formsから受け取ったURLの情報を取得するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、RPA機能で取得したテキストデータを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストを指定のスプレッドシート、シート、列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、どのウェブサイトのどのページから、どのようなデータを抽出するのかを具体的に設定してください。
- AI機能の「要約する」アクションでは、取得した情報をどのように要約するか（要約の長さやスタイルなど）を、プロンプトを通じて詳細に設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加するスプレッドシートID、シート名、各列にどの情報を記録するかを任意で設定し、固定値や前段のオペレーションで取得した動的な値をヘッダーと結び付けるなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoho Forms、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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