Googleフォームで会議の録画データが送信されたら、議事録を作成してMicrosoft Excelに自動追加する

■概要

会議後の録画データから議事録を作成し、さらにMicrosoft Excelへ内容を転記する作業に手間や時間を取られていませんか。手作業ではヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに会議の録画データが送信されるとAIが自動で文字起こしと要約を行い、その結果をMicrosoft Excelへ追加するため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelを使い、手作業で議事録を作成・管理している方
• 会議後の議事録作成にかかる時間を削減し、より重要な業務に注力したい方
• 議事録作成の自動化により、文字起こしの誤りや転記ミスをなくしたいチーム

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの録画データ送信を起点に、議事録作成からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、作業時間を削減します。
• AIによる文字起こしと要約、システムによるデータ転記を行うため、手作業による聞き間違いや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を抑えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、録画データが格納されたファイルの情報を取得します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイルID等を利用して録画データを取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画データから会議内容をテキスト化します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを基に議事録の要点をまとめます。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された文字起こしデータと要約を所定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、Googleフォームの回答から取得する録画データのファイルIDを正しく指定してください。
• AI機能で音声データを文字起こしする際は、録画データの言語設定やファイルの添付方法（ファイルIDの指定など）を環境に合わせて設定してください。
• AI機能で要約する際は、文字起こしされたテキスト全体、あるいは特定の部分を要約対象とするか生成する要約の文字数などを任意で調整してください。
• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するファイル名やシート名、そして文字起こし結果や要約内容をどの列に追加するかを指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。