毎週Microsoft Excelでレコードを読み取り、AIで設備管理を行いGoogle スプレッドシートに記録する
毎週Microsoft Excelでレコードを読み取り、AIで設備管理を行いGoogle スプレッドシートに記録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
毎週の設備点検後の報告業務は、Microsoft Excelのデータを確認し、状況を判断してGoogle スプレッドシートに転記するなど、定型的でありながらも手間のかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft Excelの情報をAIが自動で読み取り、設備管理の状況をテキストで生成してGoogle スプレッドシートに記録するため、こうした定期報告の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートを用いた設備管理業務を、手作業で行っている方
- AIを活用して、毎週の報告書作成やデータ分析のプロセスを自動化したいと考えている担当者の方
- 定型的なレポート作成業務の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間に自動で実行されるため、これまで手作業でのデータ集計やレポート作成に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能です。
- AIが設定されたプロンプトに基づきテキストを生成するため、担当者による報告内容のばらつきを防ぎ、設備管理報告の品質を均一化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定の日時になったら」というアクションを設定し、毎週実行したい曜日や時間を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、設備管理情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータをもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストを指定のスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、目的に応じて任意のプロンプトを設定することが可能です。例えば、「取得したデータに基づき、点検が必要な設備をリストアップしてください」といった具体的な指示をAIに与えることができます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、AIが生成したテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した元のデータや実行日時などを変数として埋め込み、あわせて記録するよう設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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