Dropboxに経営データがアップロードされたら、OCR後にAIで分析し経営戦略レポートをGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

日々の経営判断に必要なデータが紙やPDFの書類に散在し、手作業での集計や分析に時間を要していませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、迅速な意思決定の妨げになることもあります。このワークフローは、Dropboxにアップロードされた経営データをOCRで自動的に読み取り、AIが分析レポートを生成します。経営にAIを活用することで、データに基づいたインサイトの取得を効率化し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのデータ集計や分析に課題を感じている経営企画部門の担当者の方
• 経営にAIを導入し、データドリブンな意思決定を迅速に行いたい経営者の方
• DropboxやGoogle スプレッドシートを活用した、経営データの管理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにデータをアップロードするだけで分析レポートが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に注力できます。
• 分析プロセスが自動化されるため属人化を防ぎ、AIによる経営分析の品質を保ちながら、Google スプレッドシートにデータを一元管理できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に経営分析レポートを作成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたAIレポートをスプレッドシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください。
• OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取りたい項目を任意で設定することで、必要な情報のみを抽出できます。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、プロンプトの内容を編集し、目的に合わせた分析レポートを生成するようにしてください。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、出力先のスプレッドシートIDとタブ名を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。