Dropboxに内部監査報告書がアップロードされたら、OCR後にAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

内部監査の報告書は、内容のチェックや要点の整理に多くの時間を要するのではないでしょうか。特に、複数の報告書を手作業で管理するのは手間がかかり、重要な情報の見落としにも繋がりかねません。このワークフローは、Dropboxにアップロードされた監査報告書をOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成しGoogle スプレッドシートへ記録します。AIを活用して内部監査の確認業務を効率化し、より迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 内部監査報告書の確認や内容の整理に多くの時間を費やしている監査担当者の方
• AIを活用して内部監査業務のDXを推進し、作業効率を高めたいと考えている方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを用いて監査資料を管理しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• 報告書のアップロードだけでAIが要約し記録するため、内部監査資料の確認や転記にかかる時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による要約のばらつきや、Google スプレッドシートへの転記ミスを防ぎ、監査記録の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約するよう指示します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した要約などを指定のシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監査報告書がアップロードされるフォルダのパスや、対象としたいファイル名を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートで要約を記録するアクションを設定する際に、対象となるスプレッドシートのIDと、データを追加したいシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。