DropboxにBPMプロセスの結果がアップロードされたら、OCR後にAIでパフォーマンスを分析しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

ビジネスプロセスマネジメント（BPM）の評価レポートや分析資料を手作業で確認し、その結果を転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、DropboxにアップロードされたBPMプロセスの結果ファイルをOCRで読み取り、AIがパフォーマンスを分析します。AIを活用してBPMの評価プロセスを自動化し、分析結果をGoogle スプレッドシートに集約することで、一連の作業を効率化し、より迅速な意思決定を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BPMプロセスのパフォーマンス分析を手作業で行い、非効率を感じている方
• AIを活用したBPMの評価やデータ管理の自動化に興味がある業務改善担当者の方
• DropboxやGoogle スプレッドシートなど複数のツールを横断した作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BPM関連のファイルをアップロードするだけでAIによる分析と転記が完了するため、これまで手作業で行っていた分析や入力作業の時間を短縮できます
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れを防ぎ、BPM分析の精度を高めることで、正確なデータに基づいた業務改善に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、同じくDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したテキストを基にパフォーマンス分析を行うよう指示します
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した分析結果を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、BPMプロセス関連のファイルを格納するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• OCR機能で読み取る際、パフォーマンス評価に必要な抽出項目を任意で指定することが可能です
• AI機能のアクションでは、実施したい分析内容に合わせてプロンプトの内容を自由に編集してください
• Google スプレッドシートのアクションでは、結果を出力したいスプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。