■概要
DropboxにアップロードされたPDFや画像の注文書データを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、こうした反復的なデータ入力作業を自動化します。ETL処理にAIを組み合わせることで、Dropbox上のファイルをOCR機能で読み取り、AIがデータを整形した上で自動でGoogle スプレッドシートへ追加するため、手作業によるデータ入力の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシート間で、注文データなどを手作業で転記している方
- ETL処理にAIを組み込み、データ抽出から加工までの自動化を実現したいと考えている方
- 紙やPDFの書類からのデータ入力業務の負担を軽減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、データ抽出から転記までを自動化し、これまで手作業で行っていたETL処理の時間を短縮します。
- OCRによる自動読み取りとAIによるデータ整形を行うため、手入力による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーとなったファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のフォーマットに整形します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形したデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- OCR機能で読み取る項目（例：注文日、商品名、金額など）は、実際の書類に合わせて任意で設定してください。
- AI機能でデータを整形する際のプロンプト内容は、日付のフォーマットを統一するなど、目的に応じて任意で編集してください。
- Google スプレッドシートへの追加アクションで、データを記録したいスプレッドシートIDとタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
