GmailでJPGを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する

■概要

取引先からGmailで送られてくるJPG画像の見積書や請求書を、毎回手作業でPDFに変換していませんか？複数の画像を手作業で変換し、管理するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると自動でJPGからPDFへの変換が行われ、指定のDropboxフォルダに格納されます。手作業によるjpg to pdfの変換作業から解放され、業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったJPG画像を、手作業でPDFに変換している方
• 定期的に発生するjpg to pdfの変換とファイル管理を自動化したい方
• Dropboxを活用しており、ファイル格納の手間を削減したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーに、jpg to pdf変換からDropboxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換漏れや保存先の誤りを防ぎ、必要なファイルが確実に指定の場所に格納されるため、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを操作してJPGからPDFへの変換を実行します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Dropboxへファイルをアップロードするアクションで、保存先となるフォルダのパスを任意で指定することが可能です。

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■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。