OneDriveにPDFが格納されたら、HTML5に変換しOutlookに送信する
OneDriveにPDFが格納されたら、HTML5に変換しOutlookに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
PDFファイルの内容をWebページやメルマガで利用するために、手作業でHTML5形式に変換していませんか。このコピー＆ペーストの作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルを格納するだけで、自動でPDFからHTML5への変換を行い、Outlookから関係者へ送信するまでの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFコンテンツをWebページ用にPDFからHTML5へ変換する作業を効率化したいWeb担当者の方
- OneDriveとOutlookを利用しており、手作業でのファイル変換や共有に課題を感じている方
- 定型的なファイル変換業務を自動化し、コンテンツ制作などのコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFからHTML5への変換からOutlookでのメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのテキスト抽出やファイル変換に伴うコピー＆ペーストのミス、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションの分岐機能で、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」でPDFからテキストを抽出し、AI機能でHTML形式に整形します。
- 「書類を発行する」アクションで、Google スプレッドシートをテンプレートとして、整形したテキストを差し込みHTMLファイルとして出力します。
- 最後にOutlookの「メールを送る」アクションで、生成されたHTMLファイルを添付し、指定の宛先へ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、処理の対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や種類など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFファイルのページや抽出項目を細かく指定することが可能です。
- AI機能でテキストを生成する際のプロンプトは自由にカスタムでき、OCRで抽出した情報を変数として組み込むことで、より精度の高いHTMLを生成できます。
- 書類発行機能では、Google スプレッドシートで作成した任意の雛形を指定し、どのセルにどの情報を差し込むかを設定可能です。
- Outlookで送信するメールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文は自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OneDrive、Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
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