GmailでPDFファイルを受信したらRPAでJPEG形式に変換し、Boxに追加する

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‍■概要

請求書や申込書など、Gmailで受信したPDFファイルを画像に変換する定型業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのファイル変換や保存は、本来の業務を圧迫するだけでなく、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、GmailでのPDFファイル受信をきっかけに、PDFから画像への変換（convert pdf to picture）とBoxへの格納を自動化するものです。ファイル形式の変換に伴う一連の作業を効率化し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取るPDFを手作業で画像に変換し、非効率だと感じている方
PDFから画像への変換（convert pdf to picture）作業と、Boxへの保存を自動化したいと考えている方
手作業によるファイル変換ミスや、Boxへの保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

GmailでのPDF受信から画像変換、Boxへの格納までが自動処理されるため、定型業務に費やしていた時間を削減できます。
自動化によって常に決められた手順で処理が実行されるため、手作業で起こりがちな変換ミスや保存漏れといった人為的なエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換サイトなどを利用してPDFファイルをJPEG形式に変換します。
続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出」を設定し、メール本文などからファイル名に必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

RPA機能の「ブラウザを操作する」では、PDF変換に利用するWebページのURLや、クリック・入力といった操作内容を任意で設定できます。
AI機能では、メールの件名や本文を対象に、「取引先名」や「日付」といった抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名に固定の文言や前段の処理で取得した値を埋め込めます。

■注意事項

Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691