GmailでJPGを受信したら、Wordに変換してDropboxに格納する

■概要

画像ファイルで受け取った資料のテキストを手作業でWordに書き起こす作業に、手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したJPGファイルを自動でWordに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納する処理を自動化できます。JPGからWordへの面倒な変換作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 取引先からGmailで届くJPG形式の書類をWordに変換する作業に追われている方
• 手作業によるjpg to wordの変換に伴う、転記ミスや時間のロスをなくしたい方
• 画像ファイル内のテキスト情報を効率的にデータ化し、管理したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• GmailでJPGファイルを受信するだけで自動でWordに変換されるため、これまで手作業で行っていた文字起こしの時間を削減できます。
• 人の手による転記作業がなくなることで、入力ミスや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したJPGファイルをWordに変換する処理を自動化します
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。これにより、特定の送信者や内容のメールのみを対象に自動化が可能です。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのパスを任意で設定してください。案件ごとや日付ごとにフォルダを分けるなど、管理しやすい形に整理できます。

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■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。