GmailでPDFファイルを受信したらRPAでPowerPointに変換し、Google Driveに格納する
GmailでPDFファイルを受信したらRPAでPowerPointに変換し、Google Driveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受け取ったPDF資料を、手作業でPowerPointに変換する定型業務に時間を取られていませんか。一つ一つの作業は単純でも、積み重なると大きな手間となり、本来注力すべきコア業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDFファイル受信をきっかけに、PDFからPowerPointへの変換（convert pdf to ppt）とGoogle Driveへの格納を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るPDFを手作業でPowerPointに変換している方
- PDFからPowerPointへの変換（convert pdf to ppt）作業を自動化し、時間を有効活用したい方
- Google Driveでのファイル管理を、より効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでPDFを受信するだけで、PDFからPowerPointへの変換（convert pdf to ppt）とGoogle Driveへの格納が自動で完了するため、作業時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの変換忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サービスを利用してPDFをPowerPointに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPowerPointファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、PDFファイルの有無だけでなく、メールの件名や差出人など、フローを起動させたい条件を任意で設定することが可能です
- RPA機能では、利用したいファイル変換サイトや、ファイル変換に伴うブラウザ上での一連の動作内容を、実際の業務に合わせて設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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