Outlookでファイルを受信したら、オンラインツールでMP3に変換してOneDriveに保存する

■概要

音声ファイルなどをメールで受け取るたびに、オンラインのMP3変換ツールを開いて手作業で変換し、指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、RPAがMP3への変換作業を代行し、変換後のファイルを自動でOneDriveに保存します。こうしたファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にファイルを受け取り、オンラインのMP3変換ツールで手作業で変換している方
• OutlookとOneDriveを利用しており、ファイル管理の自動化で業務を効率化したい方
• 単純なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にMP3への変換、OneDriveへの保存までが自動化され、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します
3. オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかを確認し、添付ファイルがある場合に後続の処理に進むよう分岐させます
4. 次に、Outlookの添付ファイル情報を取得し、ファイルをダウンロードするアクションを設定します
5. RPA機能を使い、オンラインのMP3変換ツールにアクセスしてファイルを変換するブラウザ操作を自動化します
6. データ変換機能を用いて、保存するファイル名を任意の形式に整えることも可能です
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定の場所に保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードや、対象のメールフォルダを自由に設定できます
• RPA機能の設定では、実際に利用するオンラインのMP3変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を任意に設定してください
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、ファイル名を自由に指定することが可能です

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。