Dropboxにマインドマップデータがアップロードされたら、OCR後にAIでアイデアを分類しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

ブレインストーミングで作成したマインドマップの画像データ、その後の整理や活用に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化や分類は時間がかかり、アイデアの鮮度も落ちてしまいます。このワークフローは、そうした課題を解決するため、AIを活用してマインドマップの整理を自動化します。Dropboxにアップロードするだけで、AIがアイデアを分類し、Google スプレッドシートに自動で追加するため、面倒な整理業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AIを活用してマインドマップを整理し、アイデア出しを効率化したい企画・マーケティング担当者の方
• チームで共有されたマインドマップのデータを、手作業で転記・分類しているプロジェクトリーダーの方
• DropboxやGoogle スプレッドシートを日常的に利用し、情報整理の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードをきっかけに、AIがマインドマップを自動でテキスト化・分類するため、手作業での情報整理にかかる時間を短縮できます。
• アイデアがGoogle スプレッドシートに自動で集約されるため、チームでの共有やその後の分析がスムーズになり、データ管理の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでマインドマップの画像からテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にアイデアを分類・要約します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した内容をシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能では、マインドマップの画像から読み取りたいテキストの範囲など、抽出項目を任意で設定できます。
• AI機能に与える指示（プロンプト）は自由に編集できるため、「アイデアを3つのカテゴリに分類して」など、目的に応じた分類方法を指定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、出力先となるスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。