Dropboxに音声データのトランスクリプトがアップロードされたら、OCR後にAIで内容を分析してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

インタビューの録音や会議の議事録など、音声データから書き起こしたテキストの管理に手間を感じていませんか。内容の確認や要約、データ転記といった手作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにトランスクリプトファイルをアップロードするだけで、OCRでの読み取りから、音声データを基にしたAIによるテキスト生成・分析、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 音声データや書き起こしテキストの管理・分析業務を効率化したいと考えている方
• 音声からAIが生成したテキストを活用し、議事録やレポート作成を自動化したい方
• DropboxとGoogle スプレッドシート間のデータ転記を手作業で行っている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードだけでテキスト抽出からAIによる分析、転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるコピー＆ペーストでの転記ミスや、内容の要約漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキストデータを抽出します。
5. 続いて、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容を要約・分析します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した内容を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取り対象としたい項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、目的に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際には、対象のスプレッドシートIDとタブ名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。